Kordiv PHL Bawaslu Yapen, Memelihara, Mengelola Arsip, Sangat Penting Karena Sejarah Ditentukan Oleh Suatu Dokumen Arsip.

Serui, - Amanat UU Nomor 07 Tahun 2017 tentang Pemilu, pasal 101, tentang pengarsipan yang tertuang dalam huruf f yang bunyinya bahwa Bawaslu kabupaten kota bertugas salah satunya mengelolah, memelihara, merawat arsip, serta melaksanakan penyusutannya sesuai jadwal retensi arsip dan ketentuan peraturan perundang undangan yang berlaku.  

Kordinator Divisi Pengawasan Hubungan Antar Lembaga Bawaslu Kepulauan Yapen, Sam Sainal Manderi, SE, diruang kerjanya mengatakan bahwa kegiatan yang dilakukan oleh divisi PHL merupakan kegiatan rutin divisi dalam penataan administrasi sehingga kegiatan penataan yang dilakukan menjadi wajib oleh seluruh penyelenggara Bawaslu disemua jenjang tingkatan sehingga kami di kabupaten pun wajib untuk melakukan, beber Kordiv PHL Manderi, Jumat, 04/03/22.

Lanjut Kordiv PHL Manderi bahwa Bawaslu Kabupaten Kota dalam tugasnya, tidak saja melakukan fungsi-fungsi pengawasan dalam tahapan Pemilu, tetapi didalam UU Nomor 07 Tahun 2017 tentang Pemilu telah tersirat untuk wajib melakukan pemeliharaan, atau merawat arsip serta melakukan penyusutannya. Setiap arsip-arsip, surat keluar masuk, dan seluruh dokumen wajib dirawat, tegasnya lagi bahwa itu bagian dari tugas Bawaslu Kab/ kota.

Jika hari ini Divisi PHL melakukan tugas-tugas perapihan dokumen-dokumen divisi dengan memilah, merapikan, serta menata jenis dokumen secara bertahap sesuai dokumen yang dihasilkan dari setiap proses tahapan yang lalu adalah bagian dari melaksanakan tugas lembaga sesuai amanat UU Pemilu, bebernya.

Dalam melakukan pemeliharaan ini, jenis dokumen-dokumen yang dilakukan pemeliharaan seperti surat keluar masuk, surat himbauan ke pihak-pihak terkait tentang pengawasan partisipasi, dokumen DA1, DB1, Surat-surat peringatan kepada stakeholder perlu untuk ditinjau kembali, Form A Pengawasan, Daftar pemilih, hampir semua dokumen tersebut perlu dirapikan untuk diarsipkan secara baik, ucap Kordiv.

Harapan kami dengan melakukan pemeliharaan dokumen-dokumen tersebut secara baik, maka diwaktu-waktu tertentu ketika ingin digunakan maka kami sudah tidak kesulitan dalam mengecek kembali data-data yang dibutuhkan, pungkasnya.

Hal memelihara dan mengelola, arsip ini sangat penting karena sejarah dari suatu proses itu ditentukan oleh suatu dokumen arsip yang tersedia. Jika arsip ini tersedia maka kedepan akan mudah untuk digunakan dan akan menunjang proses-proses tahapan secara baik, sehingga kami selaku Kordiv tetap berharap kepada semua teman-teman staf untuk semakin giat dalam melaksanakan salah satu tugas pengarsiapan ini, tuturnya menutup percakan bersama tim humas. (Penulis : Z. Rumpedai).